Art.15    Interpretazione e applicazione delle norme.

Art.1 – Applicazione del regolamento

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1. Il presente Regolamento si applica alla procedura di mediazione ai fini conciliativi delle controversie gestite da VoxMedia Conciliazione & Arbitrato S.r.l., che le parti intendono risolvere bonariamente, in forza di una disposizione di legge, delegata dall’Autorità Giudiziaria, di una clausola contrattuale ovvero di propria iniziativa, ai sensi del D.Lgs.28/2010 e successive modifiche.

Art.2 – Avvio della mediazione

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1.La procedura di mediazione si instaura con il depositotelematico o cartaceo dell’istanza di cui al modello compilabile pubblicato sul sito web: www.voxmediasrl.it, presso la sede legale di VoxMedia.

2.Il modello di domanda di mediazione deve essere compilato in ogni sua parte.

3. Il valore della controversia è individuato secondo i criteri stabiliti al Codice di Procedura Civile. Nel caso di variazione di valore in sede di mediazione e\o di divergenza tra le parti, Voxmedia decide il valore di riferimento secondo i criteri previsti dalla normativa vigente.

4. Nel caso di deposito di istanze di mediazione al fuori della competenza territoriale, l’adesione delle controparti comporterà l’accettazione della competenza indicata dall’ istante.

5. La segreteria dell’organismo, verificata la completezza della domanda e l’avvenuto pagamento della somma stabilita per l’avvio, forma il fascicolo di mediazione, nomina il mediatore e procede con la comunicazione dell’avvio della mediazione alle parti personalmente, telematicamente o mediante raccomandata a.r. o a mano, previa identificazione della parte.

6. Nel caso vi siamo prescrizioni, la parte si farà carico di comunicare l’avvenuto  deposito della domanda di mediazione. Successivamente l’Organismo procederà con le convocazioni secondo regolamento.

7. La parte convocata è inviata a comunicare tempestivamente l’adesione, mediante deposito del modello di adesione pubblicato sul sito e del pagamento dell’avvio.La richiesta di rinvio del primo incontro e\o di documentazione è condizionata al pagamento dell’avvio e dei costi di copie.

8. La Mediazione ha una durata non superiore a tre mesi dal deposito dell’istanza salva diversa volontà delle parti

Art.3 – Luogo della mediazione

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1.La mediazione si svolge nelle sedi competenti territorialmente di VoxMedia. In alternativa con il consenso di tutte le parti e del mediatore la procedura può essere svolta in altra sede/e1o luogo ritenuta più conveniente.

Art.4 – Nomina del mediatore

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1. Il mediatore è nominato tra quelli inseriti nell’elenco di VoxMedia, in considerazione della specifica competenza o dell’eventuale preferenza espressa dalle parti.

2. VoxMedia si riserva la possibilità di avvalersi delle strutture, del personale e dei mediatori di altri organismi iscritti nel Registro con i quali abbai raggiunto un accordo anche per singoli affari di mediazione.

Art.5 – Indipendenza, imparzialità e sostituzione del mediatore

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1. Il mediatore nominato, prima dell’inizio dell’incontro di mediazione, è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza e

imparzialità, con esplicito riferimento al Codice Europeo di condotta dei mediatori.

2.In casi eccezionali VoxMedia può sostituire il mediatore con un altro al proprio elenco.

3.A procedimento iniziato, qualora il mediatore comunichi qualsiasi fatto sopravvenuto che ne possa limitare l’imparzialità o l’indipendenza, e comunque in ogni altro caso di oggettivo impedimento, VoxMedia Provvederà alla sua sostituzione dopo aver informato le parti.

4.Qualora la mediazione sia svolta dal responsabile dell’organismo, sulla sua sostituzione decide il mediatore più anziano tra quelli in elenco.

Art.6 – Presenza delle parti, rappresentanza e assistenza

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1. Alle persone fisiche è richiesto di partecipare personalmente agli incontri. La partecipazione per il tramite di rappresentanti diversi dal legale che li assiste, è consentita solo per gravi ed eccezionali motivi mediante apposita delega scritta con i necessari poteri per definire la controversia. Nel caso di definizione positiva della mediazione, salvi casi eccezionali,il verbale conclusivo deve essere sottoscritto dalle parti personalmente.

2. Alle persone giuridiche è richiesto di partecipare agli incontri di mediazione mediante un rappresentante diverso dal legale che la assiste, fornito dei necessari poteri per definire la controversia.

3. Le parti possono farsi assistere da uno o più persona di propria fiducia. L’assistenza legale è disciplinata da norme di legge. I legali possono intervenire per assistere le parti anche al fine di sottoscrivere gli accordi conclusivi e certificarne la conformità alle norme imperative e all’ordine pubblico, ai sensi e per gli effetti dell’art.12 D.Lgs. 28/2010

Art.7 – Incontri di mediazione e poteri del mediatore

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1. Il mediatore è libero di condurre gli incontri di mediazione con le modalità ritenute più opportune, comprese quelle telematiche tenendo inconsiderazione le circostanze del caso, la volontà delle parti e la necessità di trovare una rapita soluzione della lite. Il mediatore non ha il potere di imporre alle parti alcuna soluzione ed ha la facoltà di tenere incontri separati.

2. Il primo incontro tra le parti e il mediatore avviene entro 30 giorni dal deposito dell’ istanza, salvo diverse esigenze delle parti, ed ha lo scopo di verificare le concrete possibilità di successo del tentativo di conciliazione. Se le parti decidono di porre termine al tentativo d i conciliazione duranti il primo incontro, il procedimento si conclude con esito negativo.

3. In sede di primo incontro se le parti ritengono che sussistano le condizioni per il prosieguo della mediazione, devono sottoscrivono apposita dichiarazione in cui accettano il Regolamento e le Tariffe dell’Organismo, pubblicate sul sito web: voxmediasrl.it,

con impegno al pagamento delle indennità dovute. In tal caso la procedura di mediazione prosegue immediatamente e con la fissazione di successivi incontri.

4. In sede di primo incontro, le parti che non intendono proseguire ella mediazione, possono chiedere di definire la controversia ad un arbitro, che verrà nominato dall’Organismo con l’apertura del procedimento arbitrale.

5. Il mediatore può aggiornare la mediazione affinché le parti possano analizzare specifiche proposte, raccogliere nuove informazioni, predisporre documenti di cui si rendesse necessaria l’acquisizione o per qualsiasi altra ragione ritenuta idonea ad agevolare la conciliazione.

6. Nelle controversie che richiedono specifiche competenze tecniche, con il previo consenso delle parti, il mediatore può avvalersi di esperti iscritti degli albi dei consulenti presso i Tribunali. Il loro compenso, interamente a carico delle parti, è determinato secondo le tariffe e\o parametri professionali, o diversamente concordato con le parti.

7. A discrezione dell’Organismo, possono essere ammessi ad assistere all’incontro di mediazione come tirocinanti altri mediatori. Il mediatore tirocinante è tenuto a sottoscrivere una dichiarazione di indipendenza, imparzialità e riservatezza rispetto alla procedura.

8. Le parti, in regola con il pagamento di avvio,hanno diritto di accesso, se espressamente reciprocamente autorizzate,agli atti \o documenti della mediazione depositati in sessione comune e/o nelle rispettive sessioni separate. Gli atti e i documenti sono custoditi in apposito fascicolo, anche virtuale, registrato e numerato, per un periodo di tre anni decorrente dalla conclusione della mediazione.

9. Il rilascio di copie di atti e dei documenti non riservati al mediatore  è subordinato al pagamento del costo di copie pubblicato nel sito web: voxmediasrl.it.

Art.8 – Proposta del mediatore

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1. Il mediatore si riserva il di diritto di non verbalizzare alcuna proposta, tenuto in considerazione, tra gli altri fattori.

Il rifiuto espresso alla verbalizzazione di almeno una parte.

L’esclusione della verbalizzazione nellaclausola contrattuale.

La mancata partecipazione alla mediazione di una o più parti.

2. In ogni caso, salvo diverso accordo delle parti, la proposta non può contenere alcun riferimento alle dichiarazioni rese o alle informazioni acquisite nel corso del procedimento.

Art.9 – Conclusione della mediazione

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1. La mediazione di considera conclusa quando:

• le parti hanno conciliato la controversia;
• le parti, o una di esse, manifestano l’ impossibilità di conciliare la lite;
• il decorso dei tre mesi dal deposito dell’istanza di mediazione o dall’invito del giudice, salvo diverso accordo delle parti con il mediatore e l’Organismo.

2. Nel caso di esito negativo della mediazione, le parti concordemente possono chiedere la nomina di un arbitro. Il mediatore ne dà atto nel verbale negativo e rinvia per la nomina e l’instaurazione del procedimento arbitrale all’Organismo.

3. Nel caso di conclusione positiva della mediazione con il raggiungimento di un accordo, il mediatore forma il processo verbale riportando integralmente il testo dell’accordo, ai fini delle agevolazioni fiscali di cui agli articoli 17 e 20 del D.Lgs. 28/2010.

4. Il mediatore nel verbale dàatto di quanto sopra e ne certifica l’autografiadelle parti, o dell’eventuale impossibilità di una o più parti a sottoscriverlo, o della sottoscrizione non contestuale nel caso di procedura mediante videoconferenza, ai sensi dell’art.11 comma 4 Decr. Lgs. 28/2010, la cui certificazione della autografia della parte è autenticata dal procuratore che la assiste, con firma grafica e digitale.

5. Tutti i verbali delle sessioni intermedie di mediazione, sono inseriti nel fascicolo di mediazione depositato presso la segreteria dell’ Organismo, di cui non viene rilasciata copia conforme.

6. Il verbale conclusivo, è depositato presso la segreteria dell’Organismo, che ne rilascia copia conforme alle parti.Il rilascio della copia conforme del verbale, anche se negativo, è condizionato al pagamento delle indennità dovute.

Art.10 – Riservatezza

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1. Tutte le informazioni in qualunque modo acquisite nel corso della mediazione sono riservate.
2. Il mediatore il mediatore tirocinante e tutti coloro che prestano servizio all’interno di VoxMedia non possono essere obbligati a riferire informazioni o fatti a appresi nel corso della mediazione, a testimoniare o comunque a produrre elementi di prova riguardanti la mediazione in qualsiasi procedimento giurisdizionale, arbitrale o di altra natura.

Art.11 – Indennità e costi

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1. Le indennità di mediazione da corrispondere a VoxMedia, inclusive del compenso del mediatore, , oltre le spese postali ed i diritti di segreteria per le convocazioni e le richieste di copie, sono quelle pubblicate sul sito web: voxmediasrl.it.

Art.12 – Responsabilità delle parti

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1. E’ di competenza esclusiva delle parti verificare:

• l’assoggettabilità della controversia alla procedura di mediazione, eventuali esclusioni, preclusioni, prescrizioni e decadenze che non siano state espressamente segnalate dal le parti all’atto del deposito dell’istanza
• il tribunale territorialmente competente
• le indicazioni dell’oggetto, le ragioni della pretesa e la natura della controversia
• l’individuazione dei soggetti che devono partecipare alla mediazione, con particolare riguardo al litisconsorzio necessario
• i recapiti dei soggetti a cui inviare le comunicazioni
• la determinazione del valore della controversia
• la forma e il contenuto dell’atto di delega al proprio rappresentante
• ogni altra dichiarazione che venga fornita all’Organismo o al mediatore dal deposito dell’istanza sino alla conclusione della procedura.

2. VoxMedia non può essere comunque ritenuta responsabile di eventuali esclusioni, preclusioni, decadenze o prescrizioni, non riconducibili al comportamento non diligente dell’Organismo stesso:

• mancata o ritardata effettuazione delle comunicazioni rispetto agli adempimenti non riconducibili all’Organismo
• imprecisa, inesatta o mandata individuazione dell’oggetto della domanda e del diritto tutelato ad opera dell’ istante.

In entrambi i casi uniche responsabili sono le parti interessate.

Art.13 – Ruolo del mediatore in altri procedimenti

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1. Salvo diverso accordo scritto tra le parti, il mediatore non può svolgere la funzione di arbitro in un procedimento arbitrale connesso con la lite che costituisce oggetto del mediazione.

Art.14 – Modalità telematiche per la mediazione

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1. Al fine di rendere più spedita ed agevole la procedura di mediazione possono essere utilizzati gli strumenti messi a disposizione dalle tecnologie informatiche, nel rispetto della riservatezza di dati personali, della sicurezza delle comunicazioni.

2. L’utilizzo del servizio telematico può riguardare l’intero procedimento di mediazione o sue singole fasi.

3. Con riferimento alle singole fasi, l’utilizzo della modalità telematica potrà alternarsi e combinarsi alle modalità tradizionali: telefoniche e\o e.mail.

4. In alternativa alla modalità telematica, il mediatore qualora lo ritenga opportuno e vi sia l’accordo delle parti, l’incontro e\o gli incontri potranno svolgersi tramite l’utilizzo di altri mezzi di comunicazione a distanza come la conferenza telefonica.

5. Il verbale e l’accordo potranno essere sottoscritti con modalità idonee a garantirne laprovenienza, come la firma digitale o assimilati, e l’invio potrà avvenire a mezzo pec. In caso di sottoscrizione autografa, il verbale potrà essere scambiato  mezzo pec, allo scopo di certificarne la provenienza.

Art.15 – Interpretazione e applicazione delle norme

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1.Il mediatore interpreta e applica le norme del Regolamento per la parte relativa ai propri doveri e responsabilità. Tutte e altre regole procedurali sono interpretate e applicate dal VoxMedia.